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Checkliste Event-Location
(01.04.2005) zurück
Was soll eine Event-Location bieten?

Event Checkliste Location




Was
Wer
Wann
erledigt
Anmerkung
Größe, Raummaße, Ambiente




Personenfassungsvermögen




Nebenräume, Lagerräume




Infrastruktur




Garderobe




Toiletten




Behinderengerecht




wählt man mehrere Locations gleichzeitig respektive werden Hotels benötigt, ist es wichtig, kurze Wege zwischen den Orten einzuplanen




Empfang, Fojer




Art/Stil passt zum Konzept




Sitzordnung, Bestuhlung




Technik




Verdunklungsmöglichkeit




Erreichbarkeit, Parkplatzmöglichkeit




Anliefermöglichkeiten (ebenerdig, befahrbare Hallen)




Platz im Freien




Behörden: Eignungsfeststellung




Besichtigung evtl. mit Partnerfirmen (Catering, Technik)




Reservierung & Vertrag -Location reservieren bis zu einem bestimmten Termin - diesen aucheinhalten!! => Location buchen




Detailplanung (Bestuhlung, Equipment- & Mobiliaranordnung, Anlieferung klären, Fluchtwege, Feuermelder besichtigen)




Event-Checkliste Übersicht




Die häufigsten Fehler bei der Location-Auswahl:
  • die "richtige Größe" der Location: Ist der Ort zu groß gewählt und die Gäste verlaufen sich, kann der Eindruck erzeugt werden, dass zu wenig Besucher gekommen sind
  • den "roten Faden" verlieren: Die Location passt nicht zur Zielgruppe oder zum Produkt oder zur Firma selbst
  • Übertriebene Sparsamkeit: Eine zu kleine Location oder ein Buffet, das zu schnell geleert wird
  • mangelndes Riskmanagement: zu geringe Absicherung der Veranstaltungshaftpflichtversicherung; zu späte oder nicht ausreichend umfassende Budgetplanung, kalkulatorische Unterbewertung
  • keine Ersatzlösungen eingeplant
  • Locations, die nur sommertauglich sind, im Winter buchen
  • Abläufe bereits im Vorfeld genauestens durchgespielt zu haben


... weiterführende Informationen zu dieser Checkliste (Worauf muss geachtet werden: Indoor/Outdoor Location, Infrastruktur, Reservierung, Detailplanung) und viele andere Checklisten finden Sie auf Firmenevents.at

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