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Wie funktioniert die E-Rechnung?
(16.03.2005) zurück
Vorbei sind die Zeiten des Kuvertierens, Frankierens und der manuellen Nachbearbeitung. Durch die E-Rechnung eine neue Zahlungsform der größten österreichischen Banken, sollen sich die Rechnungslegungskosten stark reduzieren lassen. E-Rechnung bedeutet nicht weniger als die Ablöse der Papierrechnung durch einen geschlossenen elektronischen Prozess zwischen Kunde und Konto – von der Faktura bis zum Zahlungseingang.



So funktioniert die e-Rechnung



Eingabe der Rechnung
EDV-Fakturierung wie bisher

Ausgabeformat für Weiterverarbeitung
Als XML-Format (weitere Ausgabeformate: EDIFACT-V3-INVOIC oder SAP-IDOC)

Verschlüsselte Versendung
Rechnungsdaten werden via Internet über HTTPS (128 Bit Verschlüsselung) an die EBPP GmbH übertragen.

Verarbeitung & Zustellung
Das EBPP-Rechenzentrum sendet ein E-Mail an den Rechnungsempfänger, dass eine neue E-Rechnung vorliegt. (Ansicht, Ausdruck, Prüfung, Annahme, Ablehnung, Bezahlung etc.)

Rechnungsempfang
Verarbeitung bzw. Buchung wie gehabt (d.h. Ablauf wie bei einer herkömmlich geschickten Rechnung)
Bei Annahme wird die Rechnung direkt an den Internet-Banking-Bereich des Empfängers weitergeleitet (abhängig von den verwendeten e-B@nking Systemen). Empfänger kann Rechnung per Mausklick bezahlen, beeinspruchen oder ablehnen. Zahlung im e-B@nking System mittels TAN wie bisher.

Buchhalterische Verarbeitung beim Empfänger
Die Rechnung kann über das XML-Format direkt in die EDV übernommen werden, oder auch ausgedruckt und auf dem „Papierweg“ in die Buchhaltung eingegliedert werden.

Archivierung
Alle Rechnungsposten detailliert und übersichtlich aufgelistet, einfache Suche nach bestimmten Rechnungen rasch möglich.
Automatische Archivierung aller Dokumente bis zu 12 Monaten im System bei der EBPP GmbH (jederzeit abrufbar, herunterladbar oder ausdruckbar).

Die e-Rechnung

Ihre Vorteile auf einen Blick

Ablaufoptimierung & Kostenreduktion

  • Verkürzung des Rechnungsprozesses.
  • Kosteneinsparung durch papierlose Übertragung der Rechnungen an die EBPP GmbH anstelle von Papierversand an Kunden (Papier, Kuvertierung, Porto, ...).
  • Möglichkeit des kompletten Outsourcing der Rechnungslegung.
  • Elektronische Rechnungsarchivierung.

Geschlossener Rechnungskreislauf: Rechnung, Zahlung, Controlling

  • Automatisierte Zuordnung des Zahlungseingangs zu offenen Posten.
  • Reduzierung des Nachbesserungs- und Nachforschungsaufwandes durch geringere Fehlerquote bei elektronischer Verarbeitung durch den Empfänger.
  • Effizientes Reporting & Monitoring fälliger Zahlungen oder Mahnungen.

Verbesserung des Kundenservice & Erhöhung der Kundenbindung

  • Flexible Layoutgestaltung der Rechnungen.
  • Einbindung von zielgruppenorientierten Marketingaktivitäten.
  • Ausschöpfung des Cross-Selling Potenzials.

Das Finanzamt unterstützt die E-Rechnung

Durch das Einsparungspotential von bis zu 70% pro Unternehmen beim Rechnungsablauf, ist die E-Rechnung ein wichtiger Meilenstein bei der Realisierung von umfassendem E-Business in Österreich.

Unterstützt wird das Voranschreiten der E-Rechnung durch das Finanzministerium, das der fortgeschrittenen digitalen Signatur grünes Licht erteilt. Somit ist die Authentizität und Integrität der elektronischen Rechnung gewährleistet.

Weiters ist eine elektronische Archivierung für die Dauer von Betriebsprüfungen von sieben Jahren ausreichend, so Peter Neugschwendtner von Data Systems Austria.

Ab 1.000 Ausgangsrechnungen pro Jahr ist die E-Rechnung auf jeden Fall sinnvoll. Kosten für Handling und postalische Zustellung, sowie Kosten für Archivierung, Recherche und Duplikatzustellung können massiv reduziert werden.

Das Bundesministerium für Finanzen regelt im Erlass (BMF-010219/0183-IV/2005) sehr eindeutig die rechtlichen Rahmenbedingungen für den Versand und Empfang der elektronischen Rechnungen.
Per E-Mail verschickte pdf- oder sogar Word-Dateien ohne digitale Signatur sollen damit endgültig der Vergangenheit angehören.

Unternehmen, die finanztechnisch korrekt bisher ihre Rechnungen per Fax übermittelt haben, sind nun von Amtswegen aufgefordert, auf die E-Rechnung umzusteigen. (Ab 2006 sind per Fax übermittelte Rechnungen und Gutschriften nicht mehr vorsteuerabzugsberechtigt!)


Zwei Varianten

DIG bietet die Nutzung von www.dig-rechnung.at in zwei Varianten an, die sich nur hinsichtlich des Automatisierungsgrades unterscheiden. In der Variante E-Rechnung/Mail werden Rechnungen per E-Mail an www.dig-rechnung.at zur Verteilung an die Rechnungsempfänger geschickt. Bei E-Rechnung/Complete handelt es sich um eine integrierte Gesamtlösung, bei der die IT-Systeme des Lieferanten und gegebenenfalls der Kunden direkt über das Clearing-Center der DIG angebunden werden.



Weitere Links von ba-ca.com zum Thema e-Rechnung:

Allgemeines zur e-Rechnung
Der Kreislauf: von der Rechnung zur Gutschrift
Leistungsspektrum der EBPP GmbH

Quelle: businessnet.ba-ca.com

Siehe auch:
Stadt Wien setzt auf E-Rechnung


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